ERP-Systeme schaffen eine einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen. Das verbessert die Transparenz, den Informationsfluss und die Kommunikation. Redundanzen, Inkonsistenzen und doppelter Erfassungsaufwand gehören der Vergangenheit an. Nichts geht verloren, nichts wird vergessen
ERP-Systeme sind modular aufgebaut und vernetzen die Daten verschiedener Unternehmensbereiche. Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Vertrieb und Service, Buchhaltung und Projektmanagement können relevante Daten aus den jeweils anderen Bereichen aufrufen und profitieren von einheitlichen, vollständigen Informationen.
Workflows und Prozesse werden schon bei der Einführung eines ERP-Systems auf den Prüfstand gestellt. Die Software unterstützt häufig Best Practices und die Einhaltung von Compliance-Regeln. Verfahrensdokumentationen, die vom Gesetzgeber gefordert werden, werden nebenbei mit erledigt.
Die E-Collaboration wird insbesondere durch Dokumentenmanagement- und Projektmanagement-Systeme verbessert. Durch Versionierung und flexible Zugriffsregelungen können Teams auch an verteilten Standorten an denselben Ressourcen zusammenarbeiten.
Vollständige, verlässliche und aktuelle Zahlen aus verschiedenen Unternehmensbereichen ermöglichen flexible und aussagekräftige Berichte, und dies auch bereichsübergreifend. Anstatt der zeitraubend erstellten, manuellen Excel-Berichte mit ihren vielen Fehlerrisiken liefern ERP-Systeme automatisiert Berichte mit belastbaren Echtzeit-Daten.
Die Daten werden nicht mehr doppelt erfasst, daher entstehen keine Übertragungsfehler und Inkonsistenzen. Rechnungen werden vollständig und korrekt erstellt, da Positionen und Abrechnungsdaten aus dem System übernommen werden. Das Reporting/Controlling bekommt keine widersprüchlichen Angaben zu demselben Sachverhalt.
Prozesse werden in ERP-Systemen stringenter und rationeller abgearbeitet. Erfassungsaufwand und redundante Arbeiten fallen weg. Der Suchaufwand verringert sich. Die Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil. Schnellere, flexible Unternehmen ziehen an langsameren Konkurrenten vorbei.
Der Verwaltungsaufwand wird reduziert. Just-in-Time-Lieferungen und -Leistungen werden durch Ressourcenoptimierung ermöglicht. Unnötige Lagerhaltung oder Vorhalten von Personal werden vermieden. Die elektronische Archivierung von Dokumenten spart Regalplatz und Büromaterial.
Der 360-Grad-Blick auf Projekte und Projektressourcen erleichtert und verbessert die Planung und das Controlling bei Projekten. Die Erfassung und Abrechnung von Lieferungen und Leistungen wird erleichtert. Ist eine Finanzbuchhaltung integriert, kann auch eine Deckungsbeitragsrechnung rasch abgerufen werden.
Langweilige Routineaufgaben werden automatisiert, Abläufe vereinfacht und verschlankt. Die Mitarbeiter fühlen sich kompetent und effektiv. Sie haben Erfolgserlebnisse und müssen weniger Überstunden machen. Das motiviert.
